Gestão de benefícios: como reduzir o retrabalho do RH e do Financeiro

O tempo que some sem aparecer em nenhum relatório

Antes de atuar com benefícios, trabalhei em projetos de automação de tempos e movimentos em fábricas e centros de distribuição. A primeira lição que esse tipo de projeto ensina é simples: ninguém melhora o que não mede.

Quando levo esse olhar para dentro de um departamento de RH, o cenário se repete. A gestão de benefícios consome horas todos os meses, mas esse tempo raramente aparece em algum indicador.

Onde o RH e o Financeiro perdem tempo

• Faturas de vários fornecedores: cada uma com vencimento, formato e regra de cobrança diferentes.
• Conferências manuais: cruzar a lista de colaboradores com o que foi cobrado, mês após mês.
• Planilhas paralelas: admissões, desligamentos, férias e afastamentos controlados fora do sistema.
• Chamados sem resposta: o colaborador cobra o RH, o RH cobra a operadora e ninguém resolve.
• Pedidos e entregas de cartões: logística que parece pequena até envolver várias unidades.

Somadas, essas tarefas ocupam profissionais qualificados com trabalho que não gera valor.

O caso dos quatro fornecedores

Um dos projetos de que mais me orgulho começou com um cliente que tinha quatro fornecedores de benefícios e problemas de atendimento em todos eles.

Fizemos o diagnóstico, comparamos alternativas e reduzimos a operação para dois fornecedores, com plataformas e processos mais seguros e modernos. Atuei na parte de alimentação e refeição e também em mobilidade, despesas e premiações.

A produtividade das áreas de RH e Financeiro aumentou em mais de 50%, e a rentabilidade do cliente também cresceu.

Não houve mágica. Houve método.

Como começar a reduzir o retrabalho

• Mapeie o processo: liste cada tarefa ligada a benefícios, do pedido do cartão ao pagamento da fatura.
• Meça o tempo: quantas horas por mês cada tarefa consome e de quem.
• Consolide: menos fornecedores costuma significar menos faturas, menos portais e menos chamados.
• Automatize o que é repetitivo: pedidos, recargas e conciliações são os primeiros candidatos.
• Acompanhe: o ganho só se mantém com revisão periódica e um parceiro presente no pós-atendimento.

Sinais de que a operação precisa de revisão

• O RH descobre os erros pela reclamação do colaborador, e não pelo próprio controle.
• Ninguém sabe dizer, com segurança, quanto a empresa gasta com benefícios por colaborador.
• A mesma informação é digitada em mais de um sistema ou planilha.
• Os contratos são renovados no automático, sem comparação com o mercado.

Se dois ou mais desses sinais aparecem na sua empresa, é bem provável que exista ganho de produtividade esperando para ser capturado.

Eficiência também é benefício

Quando o RH deixa de apagar incêndio operacional, sobra tempo para o que realmente importa: cuidar das pessoas e apoiar as decisões da empresa.

Na 4K Benefícios, começamos sempre pelo diagnóstico. É ele que mostra onde está o desperdício e qual solução faz sentido para cada cenário.

Quantas horas por mês a sua equipe gasta conferindo faturas de benefícios?

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